Quels sont les avantages de la capture documentaire ?

La capture de documents est l'un des nombreux processus utilisés pour convertir un document physique dans un autre format, généralement une représentation numérique. Tour d’horizon :

Qu’est-ce que la capture documentaire ?

À sa plus simple expression, la capture de documents consiste à numériser un document physique et à l'enregistrer en tant qu'image numérique. Cependant, la création d'un fichier d'image numérique n'est souvent pas adéquate à des fins commerciales. Pour les documents texte, la capture comprend généralement des processus tels que la reconnaissance optique de caractères, afin que les informations contenues dans le document soient accessibles et intégrées aux systèmes d'information d'une organisation.

La capacité de capturer des documents et de rendre leurs informations disponibles est devenue de plus en plus importante pour un certain nombre de raisons, en particulier les exigences de conformité réglementaire et de la sécurité des informations. En moyenne, un employé a besoin de 12 minutes pour trouver le document papier qu'il recherche. Avec un plan de numérisation de documents bien exécuté, 12 minutes peuvent être réduites à quelques secondes.

Tous les avantages de la capture documentaire

Rentabilité : Les coûts associés à l'impression et à la paperasserie peuvent être exorbitants. Les autres coûts associés comprennent la gestion et l'entretien de l'équipement, l'entretien des dossiers papier et l'espace au sol. La capture de documents numériques peut aider à réduire ces coûts à des niveaux minimaux, vous aidant à vous concentrer sur les principaux domaines d'activité.

Facile d'accès et toujours disponible : Les documents qui ont été numérisés par un scanner bureautique canon sont facilement accessibles via un système de gestion de documents ou via des dossiers sécurisés sur n'importe quel appareil compatible.

Sécurité renforcée : Un document numérisé est un document traçable. Si nécessaire, seuls certains utilisateurs peuvent accéder aux documents et des flux de travail peuvent être configurés avec des groupes d'autorisations pour un individu. Cela améliore la sécurité et maintient la confidentialité du document.

Meilleure conservation des informations : Les informations stockées dans des formats papier sont des informations dégradables et se dégradent davantage chaque fois qu'elles sont traitées. L'imagerie documentaire garantit que les données les plus importantes de votre entreprise sont enregistrées et parfaitement préservées pour l'avenir.

Reprise après sinistre : Qu'elle soit naturelle ou d'origine humaine, incendie ou inondation - une catastrophe qui endommage ou détruit vos documents papier peut sérieusement affecter votre entreprise.

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